Sistemas como cambio organizacional planeado
Un cambio organizacional se basa en la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.
Los cambios organizacionales se originan por la interacción de dos fuerzas, estas se clasifican en:
Endógenas.- Son aquellas que provienen dentro de la organización, surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural; un ejemplo de ellas son las adecuaciones tecnológicas, cambio de estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc.
Exógenas.- Son aquellas que provienen de fuera de la organización, creando la necesidad de cambios de orden interno; algunas muestras de estas fuerzas son: Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente. (tanto físico como económico).
Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio existente, para transformarlo en otro, mucho más provechoso financieramente hablando. Donde las fuerzas deben romper con el equilibrio interactuando con otras fuerzas que tratan de oponerse, ( Resistenciaal Cambio) es por ello que cuando en una organización se plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interacción de fuerzas, dentro de estas podríamos enumerar las siguientes:
· Hacer participar democráticamente a los miembros de la organización en el proceso de la planificación.
· Contar con personal adecuado.
· Ir formando al personal para los cambios nuevos
· Los directivos deberán estar al tanto de las incidencias del cambio y de los posibles contratiempos que podrían surgir por una toma de decisión errónea.
"El cambio se dirige hacia una meta y se maneja por individuos determinados y adaptable. Existen diferentes modelos de motor o teorías de intervención, lo que se refiere a patrones consistentes de acción en los agentes de cambio. De estas metas se derivan cuatro tipos ideales de acercamientos al cambio: El control de mando (para cambiar las estructuras formales), la Ingeniería (para cambiar los procesos de trabajo), la Enseñanza (para cambiar las creencias), la Sociabilización (para cambiar las relaciones sociales)"
Este enfoque permite identificar como los agentes de cambio influyen en el proceso de Cambio Organizacional.
Sin embargo, aún nos queda la duda de si el nacimiento del cambio se da siempre por los factores externos que provocan cambios hacia el interior de las organizaciones.
Tipos de Cambio Organizacional.
Dependen de las características particulares de cada institución o empresa, así como, de los factores del medio ambiente externo e interno que las afecta.
Sin embargo, creemos que los tipos de Cambio Organizacional son practicamente infinitos, es decir, el simple hecho de cambiar algún proceso por pequeño que éste sea es en mayor o menor grado un Cambio Organizacional, esto no limita que se den clasificaciones que permitan agruparlos según algunas características comunes entre ellos, por ejemplo, Cambio Limitado, Cambio Radical, Cambio Institucional etc.
La conclusión a la que llegamos respecto a los tipos de Cambio Organizacional es que los factores que influyen para determinar su tipo están en función al Medio Ambiente y a los campos organizacionales donde se desarrolla la actividad de la organización. Por lo tanto una clasificación de los Tipos podría ser:
· Cambio Institucional
· Cambio Estructural
· Cambio Tecnológico
· Cambio Cultural
· Cambio Estratégico
Esta clasificación concuerda con las "cinco fuerzas" de la Estrategia Competitiva, ya que considera los factores del Medio Ambiente y la necesidad del cambio en la búsqueda de ventajas competitivas.
"El éxito de una organización depende de que seleccione la estrategia adecuada, es decir, la que se acople a las fortalezas competitivas (recursos y capacidades) de la organización y la industria correspondientes".
1. Las variables presentes en el Cambio Organizacional pueden clasificarse en 2 tipos: Las variables "duras" (tangibles), y las variables "suaves" (intangibles). En las variables tangibles se encuentran aquellas que tienen que ver con los aspectos físicos y fácilmente cuantificables como son: valor de la empresa (acciones, capital y utilidades), recursos o activos(equipos, personas, edificios, etc), mercado (competidores, participación de mercado, proveedores, posicionamiento en el mercado, etc.), tecnología (cambios rápidos, costosos, investigación y desarrollo), Institucionales (reglamentos, leyes, decretos, normas, acuerdos).
"Los ambientes Institucionales con que las organizaciones están relacionadas se llaman "Campos Organizacionales". Un Campo Organizacional esta echo de organizaciones que interactúan y se influencian entre sí. Algunos de esos campos serían los clientes, los proveedores, la competencia, el gobierno etc; es decir, todos aquellos actores relevantes que interactúan."
En las variables "suaves" se encuentran aquellas que tienen que ver con los aspectos emocionales, de creencias y culturales tales como los que menciona la Teoría de Motivación e higiene de Herzberg:
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Motivadores |
Factores de Higiene |
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Realización |
Supervisión |
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Reconocimiento |
Políticas de la compañía |
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El trabajo mismo |
Relación con el supervisor |
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Responsabilidad |
Condiciones de trabajo |
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Progreso |
Salario |
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Crecimiento |
Relación con los compañeros |
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Vida personal |
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Relación con los subordinados |
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Prestigio |
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Seguridad |
"El cambio se dirige hacia una meta y se maneja por individuos determinados y adaptables, existen diferentes modelos de motor o teorías de intervención, lo que se refiere a patrones consistentes de acción en los agentes de cambio. De estas metas se derivan cuatro tipos ideales de acercamientos al cambio: El control de mando (para cambiar las estructuras formales), la Ingeniería (para cambiar los procesos de trabajo), la Enseñanza (para cambiar las creencias), la Socialización (para cambiar las relaciones sociales)"
Por lo tanto, es importante identificar el tipo de variables que se presentan en el cambio organizacional para enfocar los esfuerzos a controlar estas variables.
2. Análisis de las variables presentes en el Cambio Organizacional.
Dentro de la información consultada para la elaboración de este trabajo se identificó que el tipo de organizaciones estudiadas o analizadas fuerón:
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N° de Organizaciones |
Tipo de Organización |
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6 |
Empresas |
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1 |
Petrolera |
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4 |
Gobierno |
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4 |
Industria |
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1 |
Seguros |
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3 |
Hospitales |
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2 |
Bancos |
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1 |
Energía |
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2 |
ONG’s |
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1 |
E-Bussiness |
3. Análisis de las organizaciones consideradas en el estudio.
Como se desprende del análisis de las variables del Cambio Organizacional, la influencia del Medio Ambiente Externo en un proceso de este tipo es crucial, ya que los Campos Organizacionales influyen a lo largo de todas sus actividades y por lo tanto si alguno de los actores dentro del Campo cambia (lo cual es natural), la organización se verá obligada a cambiar para ajustarse a las nuevas condiciones del Medio Ambiente.
A medida que la organización cambia, otras organizaciones registran el cambio y lo interpretan como una señal de que deben reevaluar su propia posición estratégica. Según Bloodgood y Morrow, los gerentes que inician el cambio interpretan que cuando otra empresa inicia el cambio en el mismo sentido su propuesta es correcta y la imitación lo valida. Así mismo, al ver que otras empresas están implementando el mismo cambio entonces tratan de acelerar al máximo el cambio para no quedarse atrás. El mismo efecto se produce cuando una empresa deshecha una estrategia.
"El cambio organizacional divergente es más propenso a ocurrir en aquellos campos organizacionales que tienen grandes fuerzas de mercado y fuerzas institucionales heterogéneas.
"Los factores de mercado afectan el cambio divergente de dos maneras: 1) Una organización estará más proclive al cambio divergente si geográficamente esta mas cerca de sus competidores, 2) Una organización se encontrará mas interesada en el cambio divergente si tiene una desventaja competitiva en sus productos o servicios respecto a sus competidores. Al mismo tiempo los factores institucionales muestran ser un factor que contribuye o inhibe el cambio organizacional divergente."
Por otra parte, las necesidades de los accionistas en las empresas públicas respecto a la obtención de mayores utilidades representan un factor del Medio Ambiente Externo que de alguna manera influye en la realización del Cambio Organizacional. Es decir, al existir una mayor exigencia de parte de los inversionistas para obtener mayores rendimientos, la empresa se ve obligada a mantenerse a la vanguardiao de lo contrario perderá acceso a capitales, limitará su margen de maniobra y posiblemente reducirá su valor.
"Las causas y ritmos de cambio se atribuyen a factores externos a la organización, tales como cambios en los regímenes regulatorios, presiones de la competencia que limitan la existencia de la empresa o rendimientos financieros poco satisfactorios tal como lo evalúan los inversionistas externos. Estos factores que promueven el cambio tienden a ser asimilados al interior de la empresa, pero son provocados principalmente por los competidores y los inversionistas en bolsa."13
"Los estímulos para la innovacióndel ambiente externo están influenciados por los inversionistas de la bolsa que cuentan con el capital primario y además del mercado de productos"14
Otro factor de gran importancia que influye sobre el Cambio Organizacional, se refiere a las ventajas competitivas de los productos de los competidores, cuando los productos de
La organización pierde penetración en el mercado, la necesidad de un Cambio Organizacional enfocado en las aptitudes centrales y la búsqueda de las ventajas competitivas se hace inminente para mantenerse viva.
Cuando se dan procesos de fusión o adquisición es común que se genere un Cambio Organizacional debido a la necesidad de "empatar" los objetivos de los nuevos accionistas u órgano de gobierno con la organización. Los problemas de asimilación cultural son muy comunes en estos casos.
Por último, los cambios tecnológicos pueden ser factor de Cambio Organizacional para las empresas cuando éstas no logran mantener la capacidad de desarrollar tecnología de vanguardia y cuando aparecen adelantos en otros productos asociados o sustitutos que reducen el costo y/o aumentan la satisfacción (valor) de los clientes.
4. Influencia del Medio Ambiente Externo en el Cambio Organizacional según el estudio.
En este grupo de trabajo surge una duda sobre la influencia del Medio Ambiente Interno en el Cambio Organizacional. El medio ambiente interno aparentemente no produce un cambio organizacional por sí mismo, regularmente los motivadores de cambio organizacional se encuentran en el Medio Ambiente Externo y estos motivadores generan los cambios organizacionales que afectan al Medio Ambiente Interno. Sin embargo, en la definición de tipos de cambio organizacional se planteó el hecho de que existen cambios organizacionales de diferentes alcances que también caen en la definición planteada.
Es importante mencionar que en el análisis de Quy Nguyen Huy, se menciona que una causal de Cambio Organizacional se encuentra en el Ambiente Interno específicamente en los aspectos de cultura, creencias y en las relaciones sociales. La duda que planteamos se refiere a si estos factores pueden generar el Cambio Organizacional por si solos o si requieren de alguna directriz que responda a necesidades o motivos externos.
"La socialización se refiere a las acciones de los agentes de cambio para mejorar la calidad de las relaciones sociales entre los miembros de la organización para realizar su trabajo. Las relaciones sociales en contextos de cambio involucran emociones individuales acerca del poder, así como de la política. En el contexto de enseñanza en el que se asume que un cambio en creencias llevará a cambios en conductas, desde el aspecto sociabilizante, se asume que el cambio en conducta entre los individuos llevará a cambios en las creencias y cultura organizacional (Bate et al., 2000; Westley, 1990)."15
Por otra parte, la descentralización de autoridad, la tardanza de funciones directivas y el aumento de multitareas son efectos que genera el Cambio Organizacional.
Las habilidades parciales que tengan los empleados respecto a sus funciones apoyan al flujo del cambio que se esté realizando en la empresa.
"El cambio técnico es complementario con el capital humano, pero los efectos del Cambio Organizacional no son absolutamente debidos a su correlación con el cambio tecnológico, sin embargo, tienen un papel independiente"16
Se hace evidente que uno de los factores del Medio Ambiente Interno de gran influencia en el Cambio Organizacional es la comunicación que se desarrolla antes y después de las acciones de cambio. El caso concreto de la relación Empleado-Gerente, puede ocasionar severo rechazo al cambio aún cuando en el empleado exista un profundo respeto por la Organización.
"El hallazgo que se relaciona entre la conducta del supervisor y la participación del empleado no es sorprendente ya que existe una participación de poca fuerza ante la empresa"17
Consideramos que la influencia del Medio Ambiente Interno en el Cambio Organizacional es en la mayoría de los casos posterior a que se realiza el cambio esto debido a que las estructuras y Modelos de Planeación son principalmente del tipo Arriba-Abajo. Sin embargo, consideramos que el éxito de un Cambio Organizacional depende más del factor humano y del Medio Ambiente Interno que de los factores externos.
5. Influencia del Medio Ambiente Interno en el Cambio Organizacional según el estudio.
Los efectos del Cambio Organizacional en los gerentes dependen del nivel jerárquico de estos últimos debido a que los altos gerentes son en la mayoría de las ocasiones quienes dirigen o generan el cambio. Dentro de las obligaciones de los gerentes se encuentra la de mantenerse informado y pendientes de los cambios en el Medio Ambiente, por lo tanto, son los que identifican los cambios significativos que podrían afectar a la organización de la que forman parte y promover acciones de cambio.
Consideramos que el nivel jerárquico del gerente influirá en el sentido y grado del cambio; es decir, si el gerente esta cerca de la base de la pirámide organizacional estará mas sensibilizado de las necesidades del Medio Ambiente Interno y esto puede producir Cambios Organizacionales desde adentro de la organización, por el contrario, sí él
gerente se encuentra cerca de la punta de la pirámide organizacional, estará mas sensibilizado del Ambiente Externo y esto puede producir Cambios originados por las modificaciones del Ambiente Externo.
Considerando lo anterior, también creemos que la diferencia de origen del cambio entre gerentes altos y gerentes bajos, puede producir conflictos por no existir una "alineación" de incentivos entre ellos.
Las organizaciones necesitan líderes que puedan vivir en un medio cambiante, pero las organizaciones no tienen los procedimientosadecuados para la selección de estos individuos.
"La mayoría de nuestros gerentes no han resultado ser los líderes fuertes o incluso los gerentes adecuados."18
Peor aún, los directivos no tienen la experiencia para reconocer a los buenos elementos ya que ellos mismos parecen carecer de liderazgo.
"Los Gerentes deben involucrar a los empleados dentro del cambio incluyendo el entrenamiento la educación y el reconocimiento de este nuevo enfoque"19
Por otra parte debido a que la empresa esta conformada por un conjunto de recursos, la percepciónque el gerente tenga de las características de los recursos puede guiar su toma de decisiones respecto a la estrategia de cambio. Ahora bien, si consideramos que algunos recursos son fuente de ventaja competitiva por ser inimitables y únicos, la percepción del gerente sobre esos recursos es fundamental. El reconocimiento del gerente de la necesidad de cambio obliga al gerente a considerar una de las siguientes posiciones: 1) Hacer caso omiso de la necesidad de cambio y seguir igual, 2) Utilizar los recursos con los que cuenta de manera diferente, 3) Obtener nuevos recursos e insertarlos en la operación con los recursos con los que ya contaba la empresa, 4) Obtener nuevos recursos y no utilizarlos dentro de los recursos con los que ya contaba la empresa. La elección de los gerentes dependerá de su percepción de los niveles de certidumbre, determinismo y capacidad de elección que enfrenta la empresa motivada por su campo organizacional.
"La incertidumbre es considerada un factor muy importante en las decisiones gerenciales (March y Simon, 1958), y por lo tanto tiene implicaciones sobre empresas que enfrentan decisiones respecto a Cambios Organizacionales Estratégicos. En función a lo anterior los gerentes buscan estrategias de cambio que reduzcan el nivel de incertidumbre considerando a la incertidumbre como la falta de información acerca de eventosfuturos, de tal manera que las alternativas y sus consecuencias sean impredecibles. (Hinings et aL, 1974: 27). La incertidumbre puede causar que los gerentes tengan una visión poco clara de eventos futuros. Sin una clara dirección aceptada por los miembros de la organización existe una muy pequeña posibilidad de iniciar cambios riesgosos, difíciles o caros."20
Consideramos que los efectos del cambio organizacional en los gerentes dependen de su nivel jerárquico y de algunos procesos externos como podrían ser fusiones o adquisiciones, sin embargo, el papel que primordialmente juegan los gerentes es el de ser "Agentes del Cambio".
6. Efectos del Cambio Organizacional en los gerentes.
7. Efectos del Cambio Organizacional en los empleados y trabajadores.
La parte mas afectada en un Cambio Organizacional es precisamente la de los empleados y trabajadores que conforman la base dentro de la pirámide organizacional. Su papel recibe en muchas ocasiones de manera pasiva los efectos del cambio y se ve obligada a adaptarse a él lo mas rápidamente posible.
Los Cambios organizacionales como la integración o fusión, el decrecimiento y la eliminación de áreas, alteran la responsabilidad de trabajo de los empleados, reduce la seguridad en el empleoy cambia las perspectivas y expectativas de carrera. Conforme las estructuras organizacionales utilizan estructuras jerárquicas menos verticales las oportunidades de crecimiento en las empresas decrecen y la satisfacción en el trabajose puede encontrar solamente a través del aprendizaje de nuevas aptitudes y contribuyendo en nuevas actividades. De esta manera los empleados llegan a sentir miedo a la pérdida de empleo y a lo desconocido.
Los cambios organizacionales impartan en todos los niveles de empleados, esto afecta no solamente la relación de los empleados con las empresas si no también con la gerencia y sus propios compañeros de trabajo, afecta también los niveles de confianza que los empleados y trabajadores tienen en la organización, lo cual afecta la lealtad. Al momento de la contratación los empleados y la empresa hacen un compromiso entre ellos, los empleados desarrollan ciertas expectativas psicológicas sobre la compañía que cuando son violadas a través de una reestructura o cambio organizacional tiende a crear desconfianza, resistencia y una falta de lealtad en el empleado.
Un ambiente con mayor cambio crea un clima donde los empleados aprenden de sus competidores y donde la competencia lo hace más competitivo y a su vez menos innovador realmente.
"La percepción del empleado sobre el cambio organizacional juega un rol integral en el éxito del proceso de reestructura. Las empresas deben entender y atender a las perspectivas del empleado, sus factores de motivación y preocupaciones sobre la reestructura para poder ayudarlos en el período de transición al cambio. Sin embargo, aún cuando las empresas han estado interesadas en los temas mencionados la gran mayoría de las empresas han sido incompetentes para reestructurarse sin que esto signifique importantes retos a la moral de los empleados."
"Los empleados experimentan una variedad de desafíos en el ambiente que plantea el gerente y tienen dificultades para ajustarse a este ambiente y a las nuevas demandas de trabajo de la organización."
"Los empleados estaban mas satisfechos y comprometidos cuando sus valores eran congruentes con los valores del gerente."
"Los empleados con un compromiso orgánico alto están mas apegados a las metas y valores propios de la organización dando como resultado que los empleados contribuyan con un esfuerzo mayor en nombre de la organización, logrando de esta manera aceptar el cambio."
"El movimiento o cambio como una unidad de análisis en las interacciones las cuales se pueden lograr satisfactoriamente o simplemente en algunos casos no llevarlas acabo ".
Un aspecto importante es ver que tanto el empleado tiene contacto con los directivos para lograr un mejor acercamiento en las tomas de decisiones además sería conveniente solicitar a los empleados que mencionen algunos de los proyectos donde puedan ser mas útiles de acuerdo a su perfil.
Alguno de los efectos del cambio organizacional hacia los empleados se ve reflejado en algunas preguntas que ellos mismos hacen las cuales serian:
¿ Yo deseo implementar...?
¿ Yo podría hacer... ?
¿ Yo intentaría... ?
¿ Yo pudiera hacer un trabajo...si yo tuviera ?
Un factor constante presente en las organizaciones son los problemas que producen los cambios organizacionales fuertes, para poder contrarrestarlos que mejor que los empleados y trabajadores para que exterioricen el problema real para lograr su pronta solución.
Como podemos apreciar los empleados tienen la oportunidad de estar directamente dentro de las actividades de mejoras continuas. Además si lo vemos desde un punto de vista real ellos son los usuarios finales de este cambio, teniendo en sus manos el poder para identificar los beneficios finales.